Responsabile Conservazione Digitale

Home  /  

Responsabile Conservazione Digitale

La Conservazione Digitale è una nuova dimensione della sicurezza delle informazioni, dal punto di vista dell’affidabilità e disponibilità nel tempo del documento informatico. La digitalizzazione, infatti, tende a trasferire sempre più a smaterializzare i documenti e gli atti che hanno un valore, anche giuridico, per le imprese e la pubblica amministrazione. Occorre quindi preoccuparsi sin dalla creazione dei documenti informatici, della loro corretta archiviazione, disponibilità e leggibilità nel tempo.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) è la norma di riferimento per la conservazione digitale e per essere attuata richiede soprattutto competenze organizzative, IT e cybersecurity, oltre a una particolare familiarità con i sistemi di gestione.

Il CAD ha introdotto la figura del Responsabile della Conservazione, anche per l’ambito privato, dove tale ruolo può essere svolto da un professionista esterno, purché in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche. Il compito del Responsabile della Conservazione è quello di creare un sistema di conservazione dei documenti informatici e di monitorarne il corretto funzionamento.

In particolare, il Responsabile della conservazione (anche in outsourcing):

  1. definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione documentale adottato;
  2. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  3. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  4. effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
  5. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  6. predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.